Vanlige regler for åpenhet ble satt til side for kronprinsparets hytteplaner ved Risør. TV 2 kan avdekke krav om lukkede møter og personlige taushetserklæringer.

HEMMELIGHOLD: Før saksbehandlerne i Risør i det hele tatt fikk oversendt tegningene av den planlagte hytta til kronprinsparet, ble de møtt med et krav om personlig taushetsplikt. Foto: Sveinung Kyte / TV 2

TV 2 har tidligere omtalt at kronprinsparets hytteplaner er lagt på is, og at kommunens godkjennelse er gått ut på dato. Fire år etter planene fikk grønt lys, har det fortsatt ikke skjedd noe med kronprinsfamiliens private feriested.

Nå har TV 2 fått innsyn i korrespondanse mellom Risør kommune, Det kongelige hoff og arkitektkontoret Snøhetta, som viser et sikkerhetsregime som går langt utover det vanlige i norske byggesaker. 

Møte bak lukkede dører

Allerede tidlig i prosessen ble det lagt føringer for skjerming. Før en forhåndskonferanse i juni 2021, ba en seniorarkitekt i Snøhetta eksplisitt om at møtet måtte holdes skjult for offentligheten: 

«Vi setter pris på sensitivitet til materialet og at forhåndskonferansen holdes mest mulig lukket for oss i møtet», skrev han i en e-post til kommunen.

Møtet ble lagt til klokken 15:00 – når kommunehuset stengte dørene for publikum. 

Enhetsleder Heidi Rødven i Risør kommune bekreftet opplegget: 

«Jeg henter dere i døra ettersom det stenger her kl. 15». 

Dokumentene viser at også Snøhetta-gründer Kjetil Thorsen deltok i dette «lukkede» møtet via Teams.

På spørsmål fra TV 2 om dette var et bevisst grep for å hindre innsyn, svarer enhetsleder i Risør kommune Heidi Rødven at tidspunktet ble valgt fordi det passet for deltakerne fra Snøhetta. 

– Møtet var vel en forhåndskonferanse som uansett aldri er åpne for offentligheten. Referatet fra dette møtet har dere fått og det er offentlig. Det var ikke et bevisst grep for å hindre offentlig innsyn, skriver hun i eposten.

TV 2 har også stilt Snøhetta flere spørsmål om prosessen. 

Ida Halvorsen Kemp, ansvarlig for markedskommunikasjon i Snøhetta, sier følgende:

– Vi har respekt for retten til innsyn i offentlige dokumenter. I enkelte saksganger kan det være behov for sensitivitet fordi offentlig kjennskap til detaljerte tegninger kan innebære risiko. Det ligger i dette prosjektets natur at enkelte detaljer i tekniske tegninger bør håndteres med varsomhet. Viser ellers til Slottets kommunikasjonsavdeling for ytterligere informasjon.

Kommunikasjonsrådgiver ved Det kongelige hoff, Simen Løvberg Sund, henviser til kommunen for kommentarer om selve gjennomføringen av møtet. 

Krav om fysiske taushetsløfter

Før saksbehandlerne i Risør i det hele tatt fikk oversendt plantegningene av den nye hytta, ble de møtt med et krav om personlig taushetsplikt. Sikkerhetsavdelingen ved Slottet var tydelige på at en generell taushetserklæring for saksbehandlerne i kommunen ikke var nok.

«I forbindelse med oversendelse av plantegningen, og øvrig dialog ønsker vi å be deg som saksbehandler å signere en taushetserklæring i forkant av mottaket», skrev en sikkerhetsrådgiver ved Slottet til kommunen.

Slottet krevde dessuten å få de originale dokumentene sendt med fysisk post til Det Kongelige Slott.

Enhetsleder Heidi Rødven i Risør valgte å be om at også hennes stedfortreder fikk signere, slik at hun i det hele tatt skulle ha en kollega å rådføre seg med i den lukkede prosessen.

– Alle ansatte undertegner taushetserklæringer ved ansettelse, men det var nødvendig med en ekstra fra Slottet fordi dokumentene er gradert etter sikkerhetsloven. Vi syntes ikke det var problematisk, forklarer Rødven til TV 2 i dag.

Dette til tross for at kommunen i e-poster TV 2 har sett innrømmet at de var «svært usikker» på hvordan de skulle klare å opprettholde hemmeligholdet når saken måtte sendes til andre instanser som Kystverket.

Slottet: – Av forsiktighetshensyn

Slottets kommunikasjonsrådgiver Simen Løvberg Sund forklarer at slike erklæringer underskrives av «forsiktighetshensyn, for å sikre at lovens regler overholdes og særlig at eventuell gradert informasjon etter sikkerhetsloven behandles på riktig måte». 

– Taushetserklæringer er i utgangspunktet noe som er personlig, og de sendes per post fordi det er dokumenter som skal oppbevares som originaler.Kronprinsparets hytteplaner stanset

Ga unntak 

Normalt krever plan- og bygningsloven detaljerte plantegninger som viser rominndeling og funksjon. 

Kommunen godtok forenklede tegninger som kun viste yttervegger, med henvisning til at saken var «underlagt sikkerhetsregler», viser e-post-korrespondansen TV 2 har fått innsyn i.

Kommunen argumenterte med at behovet for detaljkontroll er mindre for en hytte enn for en bolig, og ga dermed Slottet det unntaket de ba om.

Rødven begrunner nå dette «unntaket» med at deler av opplysningene er gradert etter sikkerhetslovens kapittel 5, basert på Slottets vurdering.

– Det har Risør kommune forholdt seg til. Saksbehandler har sett dokumentene, men måtte undertegne taushetserklæring på grunn av det.

Simen Løvberg Sund ved Slottet avviser at dette truer den kommunale uavhengigheten: 

– Det er ikke noen motsetning mellom ønsket om å bistå i registreringen av søknaden og prinsippet om uavhengig kommunal saksbehandling, uttaler han. 

Han presiserer at dialogen kun handler om håndtering av skjermingsverdige opplysninger, mens selve saksbehandlingen og de materielle vurderingene fullt ut ligger hos kommunen.

Fryktet lekkasjer fra arkivet

Interne e-poster avslører at kommunen var bekymret for om deres egne datasystemer var sikre nok. 

Enhetslederen spurte Slottet direkte om det var uproblematisk at alle med administrativ tilgang i kommunen i teorien kunne lese de hemmelige dokumentene.

Etter en tids diskusjon, der kommunens arkivleder påpeker at deres egne taushetserklæringer burde være gode nok, ga Slottet etter på ett punkt: De vurderte at kommunens generelle taushetserklæring var «tilstrekkelig» for ansatte med arkivtilgang, men opprettholdt kravet om spesielle erklæringer for de som var tettest på saken.

Kommunen valgte den gang å foreløpig ikke legge kart over sjøledninger eller tegninger med planløsning inn i det ordinære arkivet, i påvente av svar fra Slottet om deres sikkerhetsrutiner var tilstrekkelige.

Rødven innrømmer nå overfor TV 2 at det ikke er vanlig praksis å holde saksdokumenter utenfor arkivet, men forklarer:

– Det var fordi vi avventet avklaringer med lovhjemlene.

Kontroll

Dette er ikke første gang Slottet utøver streng kontroll over innsyn i Risør. Dokumenter fra 2016 viser at Slottet krevde at kommunen sendte all korrespondanse til dem først, slik at de kunne vurdere innholdet før noe ble frigitt til pressen. 

Da Dagbladet ba om en juridisk hjemmel for hemmeligholdet, måtte kommunen be Slottet om hjelp til å finne en forklaring som var i tråd med lovverket.

På spørsmål til Slottet om denne praksisen fremdeles gjelder, svarer Sund avkreftende: – Nei, dette er ikke en rutine som praktiseres i dag.

Han understreker:

– Dokumenter som inneholder beskrivelser av rom og romfunksjoner må holdes skjermet av skjermingshensyn. Dette er hjemlet i sikkerhetslovens bestemmelser, forteller han.

Belastes apanasjen

Da byggesøknaden var ferdigbehandlet i april 2022, oppsto det spørsmål om hvem som skulle ta regningen for kommunens saksbehandling. Korrespondansen viser at fakturaen ikke ble sendt til kronprinsparet som privatpersoner, men ble håndtert gjennom offisielle kanaler ved Slottet.

«Faktura sendes XXXX og merkes DD.KK.HH Kronprinsen og Kronprinsessens apanasjeregnskap», lød instruksen fra Slottets sikkerhetsrådgiver til kommunen.

Dette betyr at de kommunale gebyrene for prosjektet på Flatholmen ble ført direkte på regnskapet for apanasjen – de statlige midlene som skal dekke kongefamiliens private utgifter og offisielle oppgaver.

– Ja, gebyrer for private byggeprosjekter belastes apanasjeregnskapet, altså kronprinsparets private midler, sier Løvberg Sund til TV 2.